Hvordan opretter du en kontorfraværsbesked for at give dem, der kontakter dig, besked om, at du har orlov? Faktisk, før du går på ferie, bliver du nødt til at afvikle nogle små detaljer på kontoret. Automatiske fraværssvar er en del af det. Hvis du bruger Outlook eller Google Mail (Gmail), fortæller vi dig her, hvordan du aktiverer denne funktion og giver dig også nogle eksempler på klare og effektive meddelelser.

Konfigurer en meddelelse uden for kontoret: zoom på Gmail og Outlook

Gmail og Outlook er den mest brugte e-mail, der i øjeblikket er på arbejde. Disse to tjenester giver dig mulighed for at aktivere meddelelser uden for kontoret, når du er væk fra arbejde, hvad enten det er til orlov, træning eller rejse.

Aktivér et automatisk fraværssvar på Gmail

Funktionen "Automatisk svar" på Gmail giver dig mulighed for at fortælle dine ansatte eller kunder, at du er væk, når de kontakter dig under din ferie eller dine rejser. Dette giver dig mulighed for at indikere, at du ikke kan svare på deres e-mail i et stykke tid.

Hvordan konfigureres en fraværsmeddelelse? Du skal bare fortsætte som følger:

  • Gå til Gmail.
  • Klik på det lille hjul øverst til højre og derefter på "Indstillinger".

På denne side foreslås flere faner til dig, blandt dem "Generelt", "Etiketter", "Indbakke", "Konti og import" …

Du er under fanen generelt.

Nederst på siden finder du afsnittet "Auto Answer".

Den siger: " Et automatisk svar sendes til alle de meddelelser, du modtager. Hvis en kontakt sender dig flere meddelelser, sendes dette automatiske svar en gang hver 4. dag. "

  • Vælg med din mus "Automatisk svar aktiveret".

Derefter skal du udfylde felterne start- og slutdatoer, angive emnet og skrive beskeden.

  • Alt hvad du skal gøre er at gemme din besked ved at klikke på "Gem ændringer".

Hvad med Outlook?

Sådan konfigureres en fraværsmeddelelse i Outlook

De, der bruger Outlook, kan også aktivere en "Out of Office Assistant".

  • Klik på "File" øverst til venstre og derefter på fanen "Information". Du finder flere muligheder: "Konto og sociale indstillinger", derefter "Automatiske svar (intet skrivebord)".
  • Marker "Send automatiske svar" i afsnittet "Automatiske svar".
    Microsoft siger, " Hvis du vil specificere et interval af timer og datoer, skal du markere afkrydsningsfeltet Send kun for dette tidspunkt. Indstil derefter starttidspunktet og sluttidspunktet. Skriv meddelelsen, der skal sendes i din organisation, under fanen I min organisation; Skriv meddelelsen, der skal sendes uden for din organisation, under fanen Uden for min organisation . "
  • Klik på OK for at bekræfte.

Hvis du er en selvstændig iværksætter eller driver en meget lille virksomhed og bruger Outlook.fr eller Live.fr til at konfigurere din fraværsmeddelelse, skal du bare klikke på det lille hjul øverst til højre (Mailindstillinger ). En menu vises: "Opdater", "Automatiske svar" … Vælg denne sidste mulighed. Microsoft siger: " Brug automatiske svar til at advare andre om, at du er på ferie og ikke kan svare på din mail. "

Marker "Send automatiske svar", og udfyld de forskellige felter.

Du ved nu, hvordan man opretter en fraværsmeddelelse, men hvordan skriver man et automatisk svar?

Nogle eksempler på meddelelser uden for kontoret

Følg råd fra fagfolk for at skrive den bedste besked om fravær. Du kan vælge en lille klassisk tekst, men også beslutte at være fed.

Klassikeren

Jobområdet til regionerJob tilbyder:

Hej,
Jeg vil være ude af kontoret fra (xxxx) til (xxxx) inklusive.
Ikke at have adgang til min e-mail i løbet af denne periode, vil jeg bemærke din meddelelse, når jeg vender tilbage.
I nødstilfælde kan du kontakte (xxxx) på denne adresse: ((e-mail beskyttet)).
Med venlig hilsen
(Underskrift)

personale

Webstedet Asap.be giver os et dejligt eksempel

Hej,

Ved denne meddelelse informerer jeg dig om, at jeg vil være utilgængelig indtil (dato), fordi jeg (nyder et par dage fri / er på ferie / lever en unik oplevelse / realiserer min drøm / genoplader mine batterier).

Men jeg vil hjælpe dig! Så i mellemtiden kan du kontakte (kontaktperson, kontaktoplysninger). Hvis det ikke haster, svarer jeg med glæde på din e-mail, når jeg vender tilbage.

Tøv ikke med at følge mig på (sociale medier, hjemmeside, blog).

Hav en dejlig dag og gå videre (dato)!
(navn og funktion)

Beskeden på engelsk

Arbejder du i et internationalt miljø? Og vil du have en besked på engelsk? På LinkedIn kan du finde meget enkle, men effektive ideer:

Jeg forlader kontoret med at starte. Jeg vender tilbage.
Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp under mit fravær, bedes du kontakte (person til at kontakte i nødstilfælde) på (personens e-mail-adresse). Ellers svarer jeg på dine e-mails så hurtigt som muligt ved min tilbagevenden.

Hjertelig hilsen,
(Dit navn)

Beskeden lidt for original

Rekrutteringsbureauet Morgan McKinley tilbyder denne meddelelse, der ikke vil glæde alle:

Hej, jeg er i øjeblikket på ferie fra xx / xx til xx / xx. I nødstilfælde tak for at henvende dig til den tredje liggestol til højre, gul paraply og stribet bikini. Permanence fra 10 til 18 timer (risiko for fravær på grund af badning).

Du kan muligvis bruge den som en introduktion og supplere den med en mere klassisk besked. Det får dine medarbejdere og kunder til at smile!

Hej, jeg er i øjeblikket på ferie fra xx / xx til xx / xx. I nødstilfælde tak for at henvende dig til den tredje liggestol til højre, gul paraply og stribet bikini. Permanence fra 10 til 18 timer (risiko for fravær på grund af badning).

Jeg griner.

Jeg vil være ude af kontoret fra (xxxx) til (xxxx) inklusive.
Ikke at have adgang til min e-mail i løbet af denne periode, vil jeg bemærke din meddelelse, når jeg vender tilbage.
I nødstilfælde kan du kontakte (xxxx) på denne adresse: ((e-mail beskyttet)).

Kategori:

Beskæftigelse